W zależności o rodzaju biznesu i wprowadzonej polityki zarządzania należnościami przedsiębiorstwa udzielają kredytów kupieckich, w skutek czego zamiast gotówki przy danej transakcji uzyskują należności z odroczonym terminem zapłaty. Odpisy aktualizujące wartość należności to mechanizm księgowy stosowany przez przedsiębiorstwa w celu realnego odzwierciedlenia wartości takich należności w bilansie. Należności, które firma ma otrzymać od swoich kontrahentów mogą nie zawsze być w pełni spłacalne. W takich przypadkach przedsiębiorstwo dokonuje stosownych odpisów, aby skorygować wartość tych należności do poziomu, który realnie odzwierciedla ich wartość.
Czym są odpisy aktualizujące?
Odpisy aktualizujące wartość należności są operacją, która ma na celu uwzględnienie ryzyka, że część należności może nie zostać spłacona w określonym terminie zapłaty, a część może być stracona w ogóle. Gdy firma uznaje, że prawdopodobieństwo spłaty danej należności jest niewielkie, tworzy odpis aktualizujący, co zmniejsza wartość tej należności w bilansie. W ten sposób, zamiast wykazywać pełną księgową wartość należności (która może być nierealna do odzyskania), firma pokazuje realną wartość, jaką może oczekiwać, że odzyska przy uwzględnieniu czasu i ryzyka.
Rodzaje należności podlegających odpisom:
- Należności przeterminowane: To należności, których termin płatności upłynął, a dłużnik nie dokonał spłaty w umówionym czasie.
- Należności nieściągalne: Należności, które są uznane za nie do odzyskania, np. w sytuacji, gdy dłużnik ogłosił upadłość.
- Należności zagrożone: To te, które choć jeszcze nie są przeterminowane, istnieje duże ryzyko, że nie zostaną spłacone w przyszłości.
Jak tworzy się odpisy aktualizujące?
Proces tworzenia odpisu aktualizującego składa się z kilku kroków:
- Ocena ryzyka: Przedsiębiorstwo dokonuje analizy należności, aby określić, które z nich są zagrożone, przeterminowane lub nieściągalne. Często jest to związane z monitorowaniem terminów płatności oraz oceną kondycji finansowej dłużników.
- Określenie wartości odpisu: W zależności od tego, jakie ryzyko nieściągalności związane jest z daną należnością, przedsiębiorstwo tworzy odpis w odpowiedniej wysokości. Może to być zarówno częściowa, jak i pełna wartość należności.
- Księgowanie odpisu: Odpis aktualizujący jest księgowany po stronie kosztów operacyjnych przedsiębiorstwa, co zmniejsza wynik finansowy firmy. Jednocześnie wartość należności w bilansie zostaje skorygowana o wartość odpisu.
Przykład tworzenia odpisu
Załóżmy, że firma X posiada należność od swojego klienta na kwotę 100 000 zł, której termin płatności minął 3 miesiące temu. Firma X podejrzewa, że klient może mieć trudności finansowe i istnieje ryzyko, że nie spłaci tej kwoty w całości. Po analizie, firma decyduje się na utworzenie odpisu w wysokości 50% wartości należności, czyli 50 000 zł.
W księgach rachunkowych firma X dokona następującego zapisu:
- Zmniejszy wartość należności o 50 000 zł,
- Zwiększy koszty operacyjne o tę samą kwotę, co wpłynie na zmniejszenie wyniku finansowego firmy.
Odpisy a wynik finansowy
Tworzenie odpisów aktualizujących ma bezpośredni wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Odpisy są zaliczane do kosztów operacyjnych, co obniża zysk netto firmy. Z jednej strony, odpisy pozwalają na realistyczne przedstawienie wartości aktywów, z drugiej jednak, mogą prowadzić do obniżenia rentowności przedsiębiorstwa w okresie, w którym są tworzone. Taka ingerencja w wynik finansowy nazywana jest wygładzaniem wyniku.
Firmy mogą czasami wykorzystywać odpisy aktualizujące jako narzędzie do wygładzania wyników finansowych i celowej nimi manipulacji. Zwiększając je w okresach dużych zysków (aby ograniczyć płacenie podatków) lub zmniejszając w okresach słabszych wyników (aby poprawić wyniki finansowe). Taka praktyka musi jednak być stosowana z rozwagą, gdyż nadmierna manipulacja odpisami może prowadzić do wprowadzenia w błąd interesariuszy firmy oraz problemów związanych z przejrzystością finansową.
Odpisy a standardy rachunkowości
Odpisy aktualizujące wartość należności są regulowane przez międzynarodowe i krajowe standardy rachunkowości, takie jak: Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) czy Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR). Standardy te nakładają obowiązek na część przedsiębiorstw kapitałowych, aby tworzyły odpisy w sytuacjach, gdy istnieje uzasadnione ryzyko, że należności są obarczone ryzykiem.
W szczególności MSSF 9 reguluje kwestie związane z utratą wartości aktywów finansowych, w tym należności. Zgodnie z tym standardem, jednostki gospodarcze muszą stosować tzw. model oczekiwanych strat kredytowych, który wymaga tworzenia rezerw już w momencie uznania należności, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się problem ze spłatą.
Wnioski
Odpisy aktualizujące wartość należności to ważne narzędzie księgowe, które umożliwia przedsiębiorstwom rzetelne przedstawienie wartości swoich aktywów oraz zarządzanie ryzykiem związanym z nieściągalnymi należnościami. Ich właściwe stosowanie pozwala na zachowanie transparentności w sprawozdawczości finansowej, choć ich nadużywanie może prowadzić do problemów związanych z zaufaniem inwestorów i regulatorów.
Przedsiębiorstwa powinny regularnie monitorować swoje należności i dokonywać odpowiednich odpisów, aby uniknąć zawyżania wartości aktywów w bilansie i zachować zdrową politykę finansową.
