Zadając sobie pytanie, jaki jest cel zarządzania należnościami musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, czym ono w ogóle jest. W brew pozorom nie jest to tylko windykacja, która stanowi tylko jeden z elementów jego procesu. Otóż, zarządzania należnościami rozpoczyna się jeszcze przed rozpoczęciem samej współpracy z potencjalnym kontrahentem i powstaniem wierzytelności, a trwa tak długo jak dana należność jest w zasobach wierzyciela – tj. do momentu jej spłaty, wyegzekwowania w sposób przymusowy lub zwolnienia dłużnika z długu, albo jej sprzedaży w drodze cesji wierzytelności. Reasumując zarządzanie należnościami jest procesem, którego celem jest zapobieganie powstawaniu przeterminowanych należności, a w przypadku powstania przeterminowanych wierzytelności działania związana z ich odzyskiwaniem lub sprzedażą.
Zarządzania należnościami można podzielić kilka etapów:
- etap działań prewencyjnych jeszcze przed powstaniem wierzytelności, zaliczyć można do nich: badanie sytuacji w branży potencjalnego kontrahenta, ocenę i weryfikacje potencjalnego kontrahenta, badanie jego zdolności finansowej, weryfikacja majątku w celu ustanowienia ewentualnych zabezpieczeń;
- etap działań prewencyjnych towarzyszących zawieraniu umowy, obejmuje: dobranie sposobu płatności do poziomu ryzyka i ustalenie ewentualnego limitu kredytu kupieckiego, ustalenie opustów i należności ubocznych, przygotowanie i dobranie treści umowy dostosowanej do charakteru współpracy i poziomu ryzyka oraz dobranie formy umowy adekwatnej do przyjętych zabezpieczeń, w konsekwencji sfinalizowanie umowy lub umów;
- monitoring należności oraz zabezpieczeń; monitoringu należności umożliwia ustalenie terminów zapłaty zaległych należności, poziomu i struktury należności kontrahenta.
- etap windykacji przeterminowanych należności, który dzieli się na:
– etap windykacji polubownej – monitoring należności częściowo ujęty w poprzednim etapie oraz windykację właściwą, np. ugodę z dłużnikiem
– etap windykacji przymusowej – ten etap obejmuje czynności sądowe, egzekucyjne, upadłościowe, a nawet działania prowadzone przez wierzyciela w ramach postępowań karnych
Reasumując, celem zarządzania należnościami, jest:
- redukcja nie spłaconych należności;
- utrzymanie ciągłości w spływie należności;
- przyspieszenie spływu należności;
- utrzymanie pozytywnych stosunków z klientami, bez narażania na niebezpieczeństwo kontaktów handlowych;
- redukcja udziału niespłaconych należności w aktywach wierzyciela.
